Automatyzacja Księgowa AI — OCR + Comarch.

Branża

Produkcja · Łódź · 50 osób

Wolumen

ok. 300 faktur kosztowych miesięcznie

Zakres

AI agent: OCR, klasyfikacja, walidacja, księgowanie, kolejka akceptacji, audit log

Stack

n8n · GPT-5 Vision · Comarch Optima · biała lista VAT · Slack · Supabase

Czas pomiaru wyników

4 miesiące

Wyniki

Dla kogo był ten projekt?

Klient to firma produkcyjna z Łodzi zatrudniająca 50 osób. Miesięcznie przetwarzała ok. 300 faktur kosztowych — i wszystkie wprowadzała do Comarch Optima ręcznie.

To typowa sytuacja w polskich firmach MŚP: księgowość pracuje na solidnym ERP, ale droga dokumentu od skrzynki mailowej do systemu to wciąż przepisywanie danych z PDF-a do formularza, pole po polu.

Ile kosztowało ręczne księgowanie faktur?

Trzy księgowe spędzały 60% czasu na ręcznym wpisywaniu faktur kosztowych do Comarch Optima. Jedna faktura zajmowała ok. 4 minut, średnio 4% wpisów miało błędy w MPK, a wzrost liczby zamówień oznaczał potrzebę zatrudniania kolejnych osób.

• Wolno — ok. 4 minuty na fakturę to przy ok. 300 dokumentach miesięcznie wiele godzin powtarzalnej pracy.
• Błędogennie — 4% pomyłek w miejscach powstawania kosztów (MPK) psuło raportowanie i wymagało korekt.
• Bez skali — więcej zamówień = więcej faktur = więcej etatów.

Najdroższe było to, czego nie widać w budżecie: wykwalifikowane księgowe zajmowały się przepisywaniem zamiast analizą.

Jakie cele miał projekt?

Celem było przeniesienie całego obiegu faktury kosztowej — od odebrania maila po zaksięgowanie w Comarch — na AI agenta, przy zachowaniu kontroli człowieka nad przypadkami nietypowymi i pełnej rozliczalności każdej decyzji. Mierniki: czas na fakturę, odsetek błędów, uwolnione etaty i ROI.

Ważne założenie: agent nie ma działać „na ślepo”. Każdy dokument przechodzi walidację, a wszystko, co odbiega od normy, trafia do człowieka.

Jak działa AI agent księgowy krok po kroku?

Agent składa się z sześciu etapów: monitoringu skrzynki w n8n, odczytu i klasyfikacji przez GPT-5 Vision, walidacji z białą listą VAT i bazą Comarch, kolejki akceptacji w Slacku, księgowania w Comarch przez API oraz audit logu w Supabase. Większość faktur przechodzi całą ścieżkę bez udziału człowieka.

1. Mailbox watcher (n8n)

n8n monitoruje dedykowany adres na faktury i wyciąga załączniki PDF oraz JPG. Dostawcy nie muszą niczego zmieniać — wysyłają faktury tak jak wcześniej.

2. OCR + klasyfikacja (GPT-5 Vision)

Model wyciąga NIP kontrahenta, numer faktury, datę, kwoty netto/VAT/brutto, pozycje i proponuje MPK. W przeciwieństwie do klasycznego OCR na szablonach radzi sobie z fakturami w dowolnym układzie.

3. Walidacja

Cross-check z białą listą VAT (API Ministerstwa Finansów), bazą kontrahentów w Comarch i regułami firmowymi. To warstwa, która zamienia „model tak odczytał” w „dane się zgadzają”.

4. Kolejka akceptacji w Slacku

Faktury nietypowe — nowy kontrahent, kwota powyżej 10 tys., brak NIP na białej liście — trafiają do akceptacji w Slacku. Księgowa zatwierdza je jednym kliknięciem, nie otwierając kolejnego systemu.

5. Push do Comarch

Dane trafiają do Comarch Optima przez API, z automatycznym mapowaniem MPK i stawek VAT.

6. Audit log

Każda decyzja agenta jest zalogowana w Supabase z timestampami. Wiadomo, co agent odczytał, co sprawdził i dlaczego faktura poszła dalej albo do akceptacji.

Dlaczego n8n, GPT-5 Vision i Supabase?

n8n jest szkieletem procesu, GPT-5 Vision mózgiem, który rozumie dokument, a Comarch, biała lista VAT, Slack i Supabase zapewniają kontrolę i rozliczalność. To nasz typowy wzorzec: workflow robi kroki, model językowy podejmuje decyzje tam, gdzie reguły nie wystarczą.

• n8n — orkiestracja, retry i integracje bez pisania wszystkiego od zera. Porównanie narzędzi w artykule n8n vs Make vs Zapier.
• GPT-5 Vision — odczyt faktur w dowolnym formacie, także skanów i zdjęć.
• Biała lista VAT — oficjalne źródło weryfikacji kontrahenta.
• Slack — akceptacja tam, gdzie zespół i tak pracuje.
• Supabase — trwały, przeszukiwalny log decyzji.

Czym AI agent różni się od klasycznej automatyzacji, piszemy w artykule 10 procesów, które zautomatyzujesz AI agentem.

Jakie wyniki dał AI agent po 4 miesiącach?

Po 4 miesiącach 1,5 etatu przesunięto do bardziej wartościowych zadań, odsetek błędów spadł z 4% do 0,3%, czas obsługi faktury skrócił się z ok. 4 minut do 8 sekund, a inwestycja zwróciła się w 4. miesiącu — dalej to czysta oszczędność.

Najważniejsza zmiana jest strukturalna: liczba faktur przestała być powiązana z liczbą etatów. Firma może rosnąć, a księgowość zajmuje się analizą i wyjątkami, nie przepisywaniem.

Dla kogo podobne wdrożenie ma sens?

Taki projekt ma sens dla firm, które co miesiąc wprowadzają ręcznie setki faktur kosztowych do Comarch, Subiekta lub innego ERP, a księgowość rośnie razem z wolumenem dokumentów. Im więcej powtarzalnych faktur, tym szybszy zwrot.

Zaczynamy od 30-minutowej rozmowy, na której mapujemy obecny obieg dokumentów i liczymy potencjał oszczędności. W 48 h dostajesz brief techniczny, harmonogram i wycenę fixed-price, która nie rośnie w trakcie projektu.

AI agenta OCR dokumentów wyceniamy od 12 000 zł, a integrację z ERP od 4 500 zł. Szczegóły na stronach agentów AI i integracji systemów.

„Automat do faktur zaoszczędził tyle, że jedna księgowa robi teraz robotę trzech. ROI w 4 miesiące.”

Marta K. · CFO · produkcja · Łódź

Najczęstsze pytania